[샐러리맨 30년 현직 CEO가 전하는 ‘슬기로운 직장생활’] (38) 회의(會議)가 회의(懷疑)가 안 되게

[샐러리맨 30년 현직 CEO가 전하는 ‘슬기로운 직장생활’] (38) 회의(會議)가 회의(懷疑)가 안 되게: 2023.01.27 11:27 입력

<div style="text-align: center;"><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3"><b><u><table id="news_image" class="center" align="center" width="426"><tbody><tr><td><img src="http://www.weeklytrade.co.kr/PEG/16747864106460.jpg" width="426" align="absmiddle"></td></tr></tbody></table><br></u></b></font></div><div style="text-align: center;"><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3"><b><u>[샐러리맨 30년 현직 CEO가 전하는 ‘슬기로운 직장생활’]</u></b></font></div><div style="text-align: center;"><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3"><b><br></b></font></div><div style="text-align: center;"><font size="5" face="궁서체"><b style="">회의(會議)가 회의(懷疑)가 안되게</b></font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3"><br></font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3"><br></font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3">직장을 비롯한 조직생활은 회의 참석의 연속이다. 시도 때도 없이 소집되는 회의에 모두 참석하고 나면 정작 내 일을 할 시간이 없다는 푸념이 나오기도 한다. 스스로의 업무도 챙겨야 하는데 회의로 날을 새우다보면 본업이 뒷전으로 밀리기도 한다. </font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3"><br></font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3">그래서 회의의 유용성에 회의(懷疑)가 든다는 말이 나온다. 최근 직장 내 회의는 여러 사람의 의견을 모으는 절차로 형식적인 측면이 강해 소통하고 지혜를 결집시키는 장점보다 시간을 낭비하여 소기의 성과를 거두지 못하고 있다는 지적이 힘을 얻는 분위기다.</font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3"><br></font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3">명확한 기준은 없지만 직원 1인당 하루 평균 2개 이상 회의에 참석한다면 과다한 측면이 있다고 본다. 따라서 회의를 소집하기 전에 반드시 꼭 필요한 회의인지 다시 한 번 체크하는 절차를 거쳐야 한다. </font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3"><br></font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3">카톡 등 다른 수단을 통해 의견을 수렴하면 시간을 크게 절감하고 소통도 훨씬 활발히 할 수 있는데, 괜히 일방적인 전달을 위해 회의를 소집한 것은 아닌지 냉철하게 짚어봐야 한다. 특히 회의 목적을 확실하게 다듬어 그 목적 달성이 가능한 회의인지도 점검해야 한다. </font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3"><br></font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3"><table id="news_image" class="center" align="center" width="598"><tbody><tr><td><img src="http://www.weeklytrade.co.kr/PEG/16747863705526.jpg" width="598" align="absmiddle"><div id="news_caption" class="">▲일러스트=아이클릭아트</div></td></tr></tbody></table><br></font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3">이런 과정을 거쳐 회의의 필요성이 있다고 동의한다면 미니 회의를 권하고 싶다. 회의 기획자나 참가자 중 최상위 직급자가 하위 직급자 자리로 가서 선 채로 핵심에 대한 의견을 나누고 10분 이내에 끝내는 미니회의는 매우 효과적이다. 회의 참석자가 많아서 회의실 사용이 불가피하다면 모두 서서 신속하게 의견을 말하고 핵심위주로 의견교환 할 것을 대안으로 제시하고 싶다.</font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3"><br></font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3">여러 사유로 정식회의 개최가 불가피하다는 결론에 도달하면 회의 하루 전에는 주제와 자료를 공유해야 회의에 대한 생산성을 높일 수 있다. 보안이 필요한 경우를 제외하고 자료공유는 최소한 회의시작 1시간 전에 진행되어야 한다. </font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3"><br></font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3">회의 자료를 전달할 때 실제 회의에서는 개최 목적과 자료에 대한 간단한 설명만 할 테니 미리 자료를 보고 대안을 생각해 오라는 메시지도 첨부하는 것이 좋다. 아마존은 회의 시작과 함께 자료에 대한 질의응답 시간을 먼저 갖는다고 한다. 자료 숙지가 무엇보다 중요하기 때문이다. </font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3"><br></font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3">참석인원도 10명 이내로 해야 효율적이다. 그 이상은 주의를 분산시키고 효율성을 떨어뜨릴 가능성이 높다. 일단 회의가 시작되면 참가에 대한 감사인사와 함께 회의 종료시간을 미리 공지하고 모두에게 종료시간 준수를 위해 협조해 달라는 코멘트도 잊지 않아야 한다. 회의실 중간에 모래시계를 두어 시간이 경과하고 있음을 동적으로 보여주는 아이디어도 좋다고 본다.</font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3"><br></font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3">회의 진행시 자기 의견을 이야기할 때 ‘3S’를 지키도록 해야 한다. 핵심만 간결하게 말하고(Simply), 간접화법이 아닌 직설적으로 말해 모두의 이해도와 공감을 제고하며(Straight), 마지막으로 되도록 빠른 템포로 말하는 게 좋다(Speedy). </font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3"><br></font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3">이 과정에서 다른 사람의 의견을 끊는 것은 아주 불가피한 경우로 한정해야 하며 속도감 있는 회의의 진행을 방해하는 음료나 다과 준비는 최소화할 필요가 있다. 만약 외부인사가 참가하여 격식을 제고해야 하는 회의는 예외이겠지만. </font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3"><br></font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3">회의하고 나니 모든 참가자가 더 답답해져 ‘왜 회의를 했느냐’는 소리가 나와서는 안 된다. 모두가 속이 시원해지는 청량감 100%의 회의는 꿈이 아니다. 철저한 사전 준비와 3S로 시간도 벌고 내용에서도 승리해야 한다.</font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3"><br></font></div><div><font face="맑은 고딕, 돋움, Segoe UI, sans-serif" size="3">민영채 | W커뮤니케이션 대표</font></div><div><br></div>